Recuerdo que en 1994 tomé la decisión de estudiar ingeniería en sistemas. Mis padres me regalaron una computadora, y en 1995, debido a los programas que iba a utilizar, tuve que comprar un nuevo disco duro. La computadora tenía 20 megabytes de espacio, y tuve que duplicarlo a 40 megabytes. Según recuerdo, eso costó aproximadamente Q3,000. Hoy en día, podemos comprar un disco externo de 1 TB (1 millón de megabytes) por Q400, lo que significa que con casi el 12% del costo se puede adquirir un espacio 25,000 veces mayor. Este crecimiento exponencial en almacenamiento ha permitido que las computadoras en las empresas generen millones de megabytes de información. Es impresionante cómo ahora se generan archivos digitales en las empresas, y cada computadora que genera información presenta una oportunidad para almacenar conocimiento adquirido. Las preguntas clave aquí son: ¿cómo aprovechar toda la información que generan las empresas para su propio beneficio?, ¿cómo puedo convertir los datos en información, y luego esta información en conocimiento?, y ¿cómo transformar este conocimiento en acciones que mejoren la empresa?
Las empresas podrían ahorrar mucho dinero o generar nuevas oportunidades de negocio con el conocimiento que se genera cada día. Pero, ¿cuál es la estrategia para lograrlo? Esta estrategia implica varios pasos. El primero es formular un conjunto de preguntas clave e indicadores para medir los resultados del negocio, como indicadores de ventas o de reducción de costos. Luego, es crucial identificar la fuente de la información, que puede provenir de hojas de cálculo, documentos de procesadores de texto, bases de datos formales, entre otros. Después de esto, se debe definir una estrategia que facilite la búsqueda de los datos en distintas fuentes o computadoras. Actualmente, ya existe tecnología que facilita la búsqueda en archivos y la centralización de datos. Bajo una estrategia de Business Intelligence (Inteligencia de Negocios), medir los indicadores clave del negocio se vuelve más sencillo, permitiendo mostrar a la gerencia indicadores similares a los de un vehículo, como velocidad, nivel de gasolina y temperatura. Esto facilita a las empresas medir, controlar y mejorar, entrando así en un ciclo de mejora continua.
Además, existe otra dimensión importante: los archivos generados por los empleados también se convierten en una fuente de conocimiento. Exprimir el valor de esta información mediante una estrategia y software de Administración del Conocimiento (KMS, Knowledge Management System) permite a las empresas aprovechar todo este conocimiento acumulado y ponerlo al servicio de los demás. Así que, cada vez que nos preguntemos cómo mejorar nuestro negocio, debemos buscar dentro de nuestra propia empresa, implementar una estrategia en la que la información realmente se convierta en conocimiento y establecer indicadores que impulsen acciones concretas. Esto es comparable a tener una biblioteca virtual al servicio de la optimización de nuestro negocio.
